INFORMACE PRO OZNAMOVATELE
ve vztahu ke společnosti
LAUFEN CZ s.r.o.
IČ: 257 58 691
se sídlem Praha, V Tůních 3/1637, PSČ 120 00
zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 67623
(dále jen „Společnost“)
1. CO JE PŘEDMĚTEM TÉTO INFORMACE?
1.1. Společnost tímto informuje, že v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v aktuálním znění (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů“), provozuje vnitřní oznamovací systém a zajišťuje ochranu oznamovatelů, kteří prostřednictvím tohoto oznamovacího systému učiní oznámení.
1.2. V této informaci pro oznamovatele (dále jen „Informace“) naleznete základní informace:
a) o způsobech, jakými mohou osoby činit oznámení,
b) o příslušné osobě včetně kontaktních údajů,
c) o právech a povinnostech oznamující osoby, jakož i Společnosti vůči oznamující osobě, a
d) o pravidlech pro uchovávání záznamů a informací o oznámení.
2. KDO MŮŽE OZNÁMENÍ UČINIT?
2.1. Oznámení může učinit (dále jen „oznamovatel“):
a) současný zaměstnanec Společnosti,
b) bývalý zaměstnanec Společnosti, který oznamuje možné protiprávní jednání a jehož pracovní poměr ke Společnosti již skončil,
c) budoucí zaměstnanec Společnosti, jehož pracovní poměr ve Společnosti má teprve vzniknout, jestliže se o možném protiprávním jednání dozvěděl během příjímacího řízení,
d) dobrovolník vykonávající dobrovolnickou činnost pro Společnost,
e) placený či neplacený stážista Společnosti,
f) osoba samostatně výdělečně činná, která spolupracuje se Společností,
g) osoba vykonávající práva spojená s účastí ve Společnosti,
h) osoba vykonávající funkci člena orgánu Společnosti,
i) osoba plnící úkoly v rámci činnosti Společnosti, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
j) jakákoliv osoba, která pracuje pro zhotovitele, dodavatele, subdodavatele či obdobného smluvního partnera Společnosti.
3. CO JE TO OZNÁMENÍ?
3.1. Oznámením se rozumí sdělení, které obsahuje informace o možném protiprávním jednání ve smyslu čl. 4. této Informace, kterého se dopustila / má dopustit Společnost, jakýkoliv zaměstnanec Společnosti, popř. osoba zastupující Společnost nebo vykonávající činnost kontrolního orgánu Společnosti, a o kterém se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností ve Společnosti anebo pro Společnost.
3.2. Oznámení musí obsahovat informace o možném protiprávním jednání. Pro účely řádného posouzení a prošetření oznámení je dále vhodné v oznámení uvést alespoň tyto informace:
a) identifikace osob podezřelých z protiprávního jednání a všech dalších zúčastněných osob,
b) podrobný popis protiprávního jednání,
c) konkrétní důkaz o protiprávním jednání, případně jakékoliv konkrétní poznatky, které podporují podezření z protiprávního jednání,
d) kontaktní údaj (adresu, e-mailovou adresu apod.), na který lze zaslat potvrzení o přijetí oznámení a vyrozumění o výsledcích posouzení přijatého oznámení; nepřeje-li si oznamovatel, aby mu bylo přijetí oznámení a/nebo vyrozumění o výsledcích posouzení oznámení zasíláno, uvede to výslovně při podání oznámení.
3.3. Oznámení by dále mělo obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele. Nebudou-li tyto informace příslušné osobě Společnosti známy, nelze do okamžiku, kdy vyjde najevo totožnost oznamovatele, potvrdit oznamovateli přijetí oznámení, ani vůči němu jinak postupovat v souladu s touto Informací, Kodexem a zákonem o ochraně oznamovatelů, ani mu poskytovat ochranu před odvetnými opatřeními Společnosti.
4. CO MŮŽE BÝT PŘEDMĚTEM OZNÁMENÍ?
4.1. Předmětem oznámení může být protiprávní jednání, které:
a) má znaky trestného činu,
b) má znaky přestupku, za který lze uložit pokutu s horní hranicí alespoň 100 000,- Kč,
c) porušuje pravidla na ochranu oznamovatelů,
d) porušuje jiný právní předpis České republiky či předpis Evropské unie v oblastech uvedených v čl. 4.2. této Informace.
4.2. Oznámení o protiprávním jednání Společnosti se může týkat zejména následujících oblastí:
a) daně z příjmů právnických osob,
b) předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
c) ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,
d) bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
e) ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin,
f) zadávání veřejných zakázek a hospodářské soutěže,
g) ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
h) ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů.
5. KOMU A JAKÝM ZPŮSOBEM MŮŽE BÝT OZNÁMENÍ UČINĚNO?
5.1. Oznámení lze podat kterékoliv z následujících osob (dále jen „Příslušná osoba“):
Miloslav Hambálek, personální manažer
e-mail: oznameni@cz.laufen.com
telefonní linka: + 420 515 204 258
korespondenční adresa:
LAUFEN CZ s.r.o.
provozovna Znojmo
Průmyslová 14
670 40 Znojmo
adresa a označení kanceláře:
LAUFEN CZ s.r.o.
provozovna Znojmo
Průmyslová 14
670 40 Znojmo
administrativní budova
1. poschodí
kancelář č. 127
Michaela Goldmannová, finanční a administrativní manažer
e-mail: oznameni@cz.laufen.com
telefonní linka: + 420 515 204 748
korespondenční adresa:
LAUFEN CZ s.r.o.
provozovna Znojmo
Průmyslová 14
670 40 Znojmo
adresa a označení kanceláře:
LAUFEN CZ s.r.o.
provozovna Znojmo
Průmyslová 14
670 40 Znojmo
administrativní budova
2. poschodí
kancelář č. 204
Michal Kašpar, manažer řízení kvality
e-mail: oznameni@cz.laufen.com
telefonní linka: + 420 400 381 225
korespondenční adresa:
LAUFEN CZ s.r.o.
provozovna Bechyně
Na Libuši 717
391 65 Bechyně
adresa a označení kanceláře:
LAUFEN CZ s.r.o.
provozovna Bechyně
Na Libuši 717
391 65 Bechyně
administrativní budova
1. poschodí
kancelář č. 28
5.2. Oznámení je možné učinit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti jako oznámení interní nebo prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti jako oznámení externí (viz čl. 8. této Informace). Nad rámec zákona o ochraně oznamovatelů je oznámení možné učinit rovněž prostřednictvím koncernového oznamovacího systému skupiny ROCA (viz čl. 9. této Informace).
5.3. Oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému je možné učinit:
a) osobně po předchozí domluvě v kanceláří Příslušné osoby,
b) písemně v listinné podobě prostřednictvím zásilky zaslané na korespondenční adresu Příslušné osoby, a to vždy k rukám Příslušné osoby s označením obálky „Oznámení - neotevírat - výhradně k rukám příslušné osoby“.
c) prostřednictvím e-mailové zprávy zaslané na e-mailovou adresu Příslušné osoby,
d) prostřednictvím telefonického hovoru na telefonní číslo Příslušné osoby.
6. JAK JE ZAJIŠTĚNA OCHRANA OZNAMOVATELE?
6.1. K učiněným oznámením a případně sděleným identifikačním a kontaktním údajům oznamovatele má přístup pouze Příslušná osoba, která je ve vztahu k nim vázána povinností mlčenlivosti.
6.2. Oznamovatel, který učinil oznámení v dobré víře, že v oznámení uvedené informace jsou pravdivé, je chráněn před odvetnými opatřeními Společnosti souvisejícími s oznámením, resp. se skutečnostmi uvedenými v oznámení.
6.3. Oznamovatel, který v oznámení uvedl vědomě nepravdivé informace či učinil oznámení, aniž měl oprávněný důvod se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích, není chráněn. Za předpokladu, že informace uvedené oznamovatelem v oznámení nebo přístup k nim byl získán trestným činem či přestupkem, zůstává odpovědnost oznamovatele za takové jednání nedotčena. Vůči oznamovateli, který vědomě nepravdivým oznámením poškozuje Společnost, její zaměstnance, popř. osoby zastupující Společnost nebo vykonávající činnost kontrolního orgánu Společnosti, je Společnost oprávněna uplatnit veškeré případné nároky plynoucí z příslušných právních předpisů.
7. ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
7.1. Společnost je povinna náležitým způsobem zabezpečovat ochranu osobních údajů oznamovatele, jakož i osobních údajů případných třetích osob uvedených v oznámení. Za tímto účelem Společnost zavedla následující technická a organizační opatření, která slouží k zabezpečení osobních údajů před nepřípustným zpracováním, jejich zničením či ztrátou:
a) k osobním údajům oznamovatele, jakož i k osobním údajům případných třetích osob uvedených v oznámení, bude mít přístup pouze Příslušná osoba s výjimkou situací, kdy je zpřístupnění osobních údajů vyžadováno příslušnými právními předpisy v souvislosti s šetřeními a řízeními probíhajícími na základě oznámení oznamovatele,
b) osobní údaje v elektronické podobě budou uchovávány v elektronickém systému zajištěném přístupovými hesly a antivirovými a jinými nástroji ochrany proti neoprávněnému přístupu třetích osob,
c) osobní údaje ve fyzické podobě budou uchovávány na k tomu určených místech v uzamykatelných úložištích mimo běžnou dostupnost jiných osob než Příslušné osoby,
d) po uplynutí nezbytně nutné doby zpracování osobních údajů nebudou osobní údaje dále uchovávány ani jiným způsobem zpracovávány.
7.2. Bližší informace o zpracování osobních údajů jsou obsaženy v příloze této Informace.
8. EXTERNÍ OZNÁMENÍ PROSTŘEDNICTVÍM MINISTERSTVA SPRAVEDLNOSTI
8.1. Oznamovatel, který z jakéhokoliv důvodu nechce učinit oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti dle výše uvedených pravidel, je oprávněn učinit oznámení prostřednictvím externího oznamovacího kanálu zřízeného Ministerstvem spravedlnosti prostřednictvím následujícího odkazu: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.
9. OZNÁMENÍ PROSTŘEDNICTVÍM KONCERNOVÉHO OZNAMOVACÍHO SYSTÉMU SKUPINY ROCA
9.1. Oznamovatel, který z jakéhokoliv důvodu nechce učinit oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Společnosti ani prostřednictvím externího oznamovacího kanálu zřízeného Ministerstvem spravedlnosti, je oprávněn učinit oznámení prostřednictvím koncernového oznamovacího systému skupiny ROCA. Tento koncernový oznamovací systém je provozován na úrovni skupiny ROCA a neřídí se zákonem o ochraně oznamovatelů ani pravidly uvedenými v této Informaci. Pravidla oznamování prostřednictvím koncernového oznamovacího systému skupiny ROCA jsou dostupná přímo v prostředí koncernového oznamovacího kanálu. Tento oznamovací systém je dostupný na následujícím odkazu:
https://rocagroup.whispli.com/lp/speakup?locale=cs nebo pod následujícím QR kódem.
Příloha Informace pro oznamovatele
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. ÚVODNÍ INFORMACE
Společnost LAUFEN CZ s.r.o., IČ: 257 58 691, se sídlem Praha, V Tůních 3/1637, PSČ 120 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 67623 (dále jen „Společnost“), jakožto správce osobních údajů, Vás tímto informuje o základních zásadách a principech zpracování osobních údajů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady č. 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „obecné nařízení o ochraně osobních údajů“) a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, na základě kterých Společnost v souvislosti s oznámením o protiprávním jednání nakládá s Vašimi osobními údaji (dále jen „subjekt údajů“).
2. ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost zpracovává osobní údaje subjektu údajů za účelem prověření oznámení o možném protiprávním jednání učiněného ze strany subjektu údajů a provádění souvisejících šetření a řízení v návaznosti na toto oznámení, stejně jako za účelem plnění povinností Společnosti plynoucích z příslušných právních předpisů a za účelem ochrany oprávněných zájmů Společnosti.
3. PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Právním základem zpracování osobních údajů subjektu údajů je (jsou):
a) plnění právních povinností, které se na Společnost vztahují v souvislosti s právními předpisy na úseku ochrany oznamovatelů protiprávního jednání, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení o ochraně osobních údajů, a
b) oprávněné zájmy Společnosti ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů v podobě opatření přijatých na základě oznámení o možném protiprávním jednání.
4. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje subjektu údajů jsou zpracovávány v rozsahu osobních údajů uvedených subjektem údajů v oznámení o možném protiprávním jednání, popř. v rozsahu identifikačních a kontaktních údajů subjektu údajů.
5. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje budou zpracovávány po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení v souladu s povinností uchovávat oznámení a související dokumenty a vést evidenci obdržených oznámení stanovenou zákonem o ochraně oznamovatelů.
Osobní údaje zpracovávané na základě oprávněných zájmů Společnosti budou zpracovávány po dobu maximálně 10 let ode dne zániku veškerých případných nároků plynoucích z navazujících opatření přijatých na základě oznámení o možném protiprávním jednání. V případě zahájení a trvání soudního, správního nebo jiného řízení, které se bude týkat práv a/nebo povinností Společnosti ve vztahu k příslušnému opatření přijatému na základě oznámení o možném protiprávním jednání, neskončí doba zpracování osobních údajů před skončením takového řízení.
6. KONTAKTNÍ ÚDAJE SPOLEČNOSTI
Společnost je možné kontaktovat:
a) na adrese jejího sídla,
b) prostřednictvím e-mailové adresy: office.praha@cz.laufen.com, gdpr@cz.laufen.com,
c) telefonicky na tel. čísle +420 296 337 711.
7. INFORMACE O PŘÍPADNÝCH PŘÍJEMCÍCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ÚMYSLU PŘEDÁVAT OSOBNÍ ÚDAJE TŘETÍM OSOBÁM
Osobní údaje subjektu údajů a osobní údaje obsažené v oznámení o možném protiprávním jednání mohou být za podmínek stanovených příslušnými právními předpisy předávány příslušným soudům, správním orgánům, policejním orgánům či dalším příslušným organům veřejné moci, stejně jako odborným poradcům Společnosti (např. advokátům apod.).
Společnost nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci, vyjma situace, kdy se oznámení bude týkat protiprávního jednání ve vztahu k právním předpisům Evropské unie a bude-li ze strany příslušných orgánů vyžadována identifikace subjektu údajů.
8. DALŠÍ INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje jsou zpracovávány manuálně ve fyzické či elektronické formě.
Osobní údaje nebudou zpracovávány žádnými zpracovateli osobních údajů. Osobní údaje budou zpracovávat pouze k tomu výslovně oprávněné osoby.
9. PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ
Společnost je povinna poskytnout subjektu údajů na jeho žádost informace týkající se zpracování jeho osobních údajů (zejména účel zpracování, kategorie osobních údajů, doba jejich zpracování a zdroj osobních údajů). Subjekt údajů je oprávněn požadovat rovněž kopii zpracovávaných osobních údajů. Za její opakované poskytnutí je však Společnost oprávněna požadovat po subjektu údajů přiměřený poplatek odpovídající vynaloženým administrativním nákladům spojeným s jejím poskytnutím.
V případě, že Společnost zpracovává nepřesné či neúplné osobní údaje, je subjekt údajů oprávněn požadovat jejich opravu a doplnění.
Subjekt údajů je oprávněn požadovat, aby Společnost vymazala osobní údaje, které se subjektu údajů týkají, pokud je dán jeden z následujících důvodů:
a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, nebo
b) zpracování osobních údajů je protiprávní, nebo
c) subjekt údajů vznese námitku proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, nebo
d) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, nebo
e) je odvolán případně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů.
Právo na výmaz osobních údajů subjektu údajů naopak nepřísluší v případě, že zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti Společnosti nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků Společnosti či pro archivační účely.
Subjekt údajů je oprávněn kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které je prováděno na základě oprávněného zájmu Společnosti. Při vznesení takové námitky Společnost posoudí, zdali zájem na ochraně osobních údajů subjektu údajů převažuje nad oprávněným zájmem Společnosti, pro který jsou osobní údaje ze strany Společnosti zpracovávány. V případě, že Společnost dospěje k závěru, že zájem na ochraně osobních údajů subjektu údajů převažuje, přestane osobní údaje zaměstnance pro tento účel zpracovávat.
Právo na omezení zpracování osobních údajů subjektu údajů přísluší pouze v případě:
a) kdy subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, které je prováděno na základě oprávněného zájmu Společnosti, nebo
b) zpochybňování přesnosti zpracovávaných osobních údajů, nebo
c) protiprávního zpracování osobních údajů ze strany Společnosti a současného odmítnutí jejich výmazu ze strany subjektu údajů, nebo
d) kdy Společnost nepotřebuje osobní údaje pro daný účel zpracování, ale subjekt údajů přesto bude osobní údaje požadovat pro určení, výkon nebo obhajobu jeho právních nároků.
V případě splnění kterékoliv z výše uvedených podmínek Společnost osobní údaje subjektu údajů dočasně znepřístupní a po určitou dobu nebude zpracovávat.
Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci osobních údajů, aniž by tomu Společnost bránila, resp. je subjekt údajů oprávněn požadovat, aby osobní údaje byly předány přímo Společností jinému správci osobních údajů, je-li to technicky proveditelné. Toto právo náleží subjektu údajů pouze v případě zpracování osobních údajů na základě případně uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů.
Subjekt údajů je oprávněn se kdykoliv obrátit se stížností nebo podnětem týkajícím se zpracování jeho osobních údajů na dozorový orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Praha, Pplk. Sochora 27, PSČ 170 00, webové stránky www.uoou.cz.